Nhằm tăng hiệu quả xử lý hệ thống và hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật, Cục Hải quan vừa có hướng dẫn cụ thể về việc khai báo chứng từ đính kèm khi làm thủ tục hải quan điện tử.

Doanh nghiệp nộp chứng từ chưa đúng quy định

Theo phản ánh từ hệ thống thông quan điện tử, hiện nay vẫn còn nhiều doanh nghiệp khai báo và nộp các loại chứng từ không đúng quy định, đặc biệt là không phù hợp với từng loại hình xuất nhập khẩu. Điều này gây quá tải hệ thống và ảnh hưởng đến quá trình xử lý tờ khai.

Ví dụ:
Với loại hình E52 (xuất sản phẩm gia công cho thương nhân nước ngoài), nhiều doanh nghiệp vẫn đính kèm vận đơn, hợp đồng, hóa đơn, trong khi đây không phải là những chứng từ bắt buộc theo quy định đối với loại hình này.

Chỉ đính kèm chứng từ theo đúng quy định

Cục Hải quan nhấn mạnh, doanh nghiệp chỉ được đính kèm các chứng từ thuộc bộ hồ sơ hải quan theo quy định tại Thông tư 39/2018/TT-BTC – sửa đổi, bổ sung Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC. Doanh nghiệp cần căn cứ vào từng loại hình xuất nhập khẩu cụ thể để xác định đúng danh mục chứng từ cần nộp.

Không đính kèm:

  • Các tài liệu không thuộc bộ hồ sơ hải quan.

  • Chứng từ không phù hợp với loại hình xuất/nhập khẩu đang khai báo.

Quy định về định dạng file đính kèm

Để hỗ trợ hệ thống xử lý ổn định và nhanh chóng, Cục Hải quan yêu cầu doanh nghiệp tuân thủ đúng chuẩn định dạng file khi đính kèm chứng từ:

  • Đối với file chứa hình ảnh:

    • Định dạng: PDF đen trắng

    • Độ phân giải: Từ 250 đến 350 DPI

  • Đối với file nội dung thuần văn bản (không có ảnh):

    • Định dạng: .docx, .xlsx hoặc PDF đen trắng

Hệ thống đang xử lý khối lượng lớn tờ khai mỗi ngày

Theo thống kê, chỉ riêng tháng 4/2025, hệ thống thông quan điện tử đã tiếp nhận hơn 1,65 triệu tờ khai hải quan. Tính chung 4 tháng đầu năm 2025, kim ngạch xuất nhập khẩu đạt 276,89 tỷ USD, tăng 15,7% so với cùng kỳ 2024.

  • Xuất khẩu: 140,34 tỷ USD (tăng 13%)

  • Nhập khẩu: 136,55 tỷ USD (tăng 18,6%)

Khối lượng giao dịch lớn đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt từ phía doanh nghiệp để hệ thống vận hành thông suốt, đồng thời rút ngắn thời gian thông quan, tránh tình trạng tắc nghẽn.

Kết luận

Việc khai báo đúng chứng từ đính kèm không chỉ là trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp mà còn góp phần đảm bảo hệ thống hải quan điện tử hoạt động hiệu quả. Doanh nghiệp cần cập nhật đầy đủ quy định tại Thông tư 39/2018/TT-BTC, đồng thời chuẩn hóa định dạng file để tránh gặp sự cố khi khai báo.

Nguồn: haiquanonline.com.vn